Importar / Exportar

Si ya tienes tu equipo, tus servicios o tu fichero de pacientes en una hoja de cálculo, no hace falta teclearlo de nuevo: se sube en CSV y DocFlow lo crea. La misma pantalla exporta lo que ya hay en el sitio, así que también sirve para corregir muchos registros a la vez o para llevarte tus datos.

Dónde está

DocFlow › Importar / Exportar

Qué se puede importar

Módulo	Se relaciona con
Sedes	Nada. Impórtalas primero.
Servicios	Nada. Impórtalos también al principio.
Cubículos	Una sede (obligatoria) y sus servicios, por nombre.
Tratantes	Sus sedes y sus servicios, por nombre.
Pacientes	Nada.

Ten en cuenta: el orden importa. Un cubículo que menciona «Sede Centro» necesita que esa sede exista ya; si no, se crea igual pero sin sede y se avisa. El desplegable de la pantalla los lista en el orden recomendado.

Las citas no se importan: dependen de la disponibilidad y se crean desde el calendario o desde el formulario de reserva.

Cómo se usa

1. Elige en el desplegable qué vas a importar. Debajo aparecen las columnas que admite ese módulo y una tabla de ejemplo.
2. Pulsa Descargar CSV de ejemplo y ábrelo en tu hoja de cálculo, o Exportar mis datos si lo que quieres es corregir lo que ya existe.
3. Rellena tus filas respetando los encabezados y guarda como CSV.
4. Súbelo y marca Solo comprobar el archivo. Se valida todo sin guardar nada.
5. Revisa los errores y avisos, corrige el archivo y vuelve a subirlo, esta vez sin marcar la comprobación.

El formato del archivo

• Encabezados: la primera fila lleva los nombres de columna del ejemplo. El orden da igual, y las columnas que no necesites puedes quitarlas.
• Separador: coma, punto y coma o tabulador. Se detecta solo.
• Codificación: UTF-8 (lo que exporta cualquier hoja de cálculo actual).
• Valores múltiples: en una sola celda, separados por |. Por ejemplo Consulta general | Ecografía abdominal.
• Sí/no: se escribe sí o no.
• Celdas con comas o saltos de línea: entre comillas dobles, como hace tu hoja de cálculo al guardar.

Qué hace exactamente al importar

• La referencia identifica la entrada, si la usas. Ver La columna «referencia».
• Sin referencia, identifica el nombre. Si ya existe una entrada con ese nombre, se actualiza en vez de duplicarla (en pacientes manda el email, porque dos personas pueden llamarse igual). Puedes desactivarlo con Actualizar las entradas que ya existan: entonces las repetidas se omiten.
• Solo se toca lo que traiga el archivo. Una columna que no aparece no se modifica; una columna presente pero vacía sí borra ese dato. Es la forma de limpiar un campo a la vez en muchos registros.
• Las relaciones se buscan por nombre exacto. Lo que no existe no se crea: se ignora y se avisa en el resultado, fila a fila.
• Las categorías y etiquetas sí se crean si no existían.
• Se respetan los límites de tu plan. Al agotar la cuota se dejan de crear entradas nuevas y las filas restantes se listan como omitidas; las actualizaciones siguen funcionando. Ver Planes y límites.

La columna «referencia»

Es una columna opcional que tienen todos los módulos. Sirve para poner tu propio código de cada entrada: el ID que trae de tu sistema anterior, un SKU, una numeración interna (SEDE-01, TRA-014, 1042…). Da igual cuál sea, mientras no lo repitas.

Para qué sirve. Sin ella, lo que identifica una entrada es su nombre, y eso se rompe en cuanto corriges un nombre: si en tu hoja cambias «Sede Centro» por «Sede Central» y reimportas, DocFlow no tiene forma de saber que son la misma y crea una sede nueva. Con la referencia puesta, el nombre pasa a ser un dato más: al reimportar se busca el código, se encuentra la sede de siempre y se le corrige el nombre.

Es lo que hace que un archivo se pueda subir tantas veces como haga falta —cada vez con más datos o con correcciones— sin acabar con el catálogo duplicado.

Cómo se usa. Añade la columna a tu archivo y rellénala. También se acepta con los nombres sku, código, id, ref o id externo, para no tener que renombrarla si tu sistema la exporta con otro encabezado.

Qué hace DocFlow con cada fila:

Situación	Qué ocurre
La referencia ya existe en el sitio	Se actualiza esa entrada, aunque le hayas cambiado el nombre.
La referencia es nueva y el nombre tampoco existe	Se crea una entrada y se le guarda el código.
La referencia es nueva, pero el nombre coincide con una entrada que no tiene referencia	Se entiende que es la misma de siempre: se actualiza y se le asigna el código.
La referencia es nueva y el nombre coincide con una entrada que ya tiene otra referencia	Son dos entradas distintas que se llaman igual: se crea una nueva y se avisa.

La tercera fila de la tabla es lo que te permite empezar a usar referencias sobre un catálogo ya cargado: exporta tus datos, rellena la columna referencia en la hoja, vuelve a subir el archivo y cada entrada se queda con su código, sin duplicar nada.

Ten en cuenta: la referencia sigue las mismas reglas que el resto de columnas. Si la columna viene en el archivo pero la dejas vacía en una fila, esa entrada se queda sin referencia. Si no quieres tocarla, quita la columna entera.

Ten en cuenta: dos filas del mismo archivo con la misma referencia no crean dos entradas: la segunda reescribe a la primera. Se avisa en el resultado.

La referencia no se ve en el escritorio: no es un dato del consultorio, sino la costura entre tu sistema y DocFlow. Para consultarla, exporta el módulo y mírala en la primera columna.

El resultado

Al terminar se muestra cuántas entradas se crearon y cuántas se actualizaron, y dos listas:

• Filas no importadas, con el motivo (falta el nombre, ya existía, se agotó la cuota).
• Avisos, de filas que sí entraron pero con alguna pega: un servicio que no existe, un email mal escrito, una hora que no tiene formato HH:MM.

Las dos indican el número de fila del archivo, el mismo que ves en tu hoja de cálculo.

Exportar

Cada módulo tiene su botón Exportar mis datos: descarga todo lo que hay ahora en el sitio con las mismas columnas que admite la importación, incluida la referencia. Editas el archivo, lo vuelves a subir y los cambios se aplican sobre las entradas existentes.

Cosas a tener en cuenta

Ten en cuenta: el horario semanal de las sedes y el horario propio de los tratantes no se importan ni se exportan. Se configuran en su ficha, porque son una rejilla de bloques por día y no caben con sentido en una celda.

Ten en cuenta: importar no dispara webhooks. Es una carga de datos, no actividad del consultorio, y avisar de cada fila inundaría tu CRM.

Importante: el máximo es 5 MB y 5.000 filas por archivo. Si tienes más, pártelo.

Ver también

• Sedes, Cubículos, Servicios, Tratantes, Pacientes — qué significa cada campo.
• Datos de demostración — un consultorio de ejemplo ya montado.
• Planes y límites — qué pasa al alcanzar una cuota.